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5 formas de otimizar os seus processos

5 formas de otimizar os seus processos

Você já ouviu falar sobre otimização de processos? É algo muito recomendado para o aumento da produtividade dentro das organizações. 

Sabendo da importância dessa técnica, preparamos 5 formas para você colocar a otimização em prática. 

Confira!

Otimização de processos 

A otimização de processos é um conjunto de ações realizadas em uma empresa para reduzir desperdícios, padronizar tarefas, eliminar erros e diminuir atrasos em entregas. 

Dessa forma, quando tal prática é aplicada, se torna possível melhorar os métodos de trabalho e economizar tempo, dinheiro e energia dos colaboradores. 

Em geral, a otimização de processos segue 5 etapas: mapeamento de atividades, eliminação de falhas, engajamento da equipe, uso de novas tecnologias e estimulo à comunicação interna. Saiba mais sobre cada uma delas!

1) Mapeamento de atividades 

É fundamental estudar todas as atividades e fluxos de trabalho, antes de tomar qualquer decisão. 

Com essa ação, é possível entender melhor como os processos da organização funcionam, garantindo também uma percepção maior sobre o todo e a possibilidade de se identificar problemas de um setor para o outro, por exemplo. 

2) Eliminação de falhas

Após mapear, é preciso eliminar toda ação ou método que se mostrou pouco efetivo ou repetitivo. Afinal, o que tem mais atrapalhado do que ajudado, em nenhuma hipótese, deve permanecer dentro da empresa. Busca-se, então, nesta etapa, alternativas para “cortar o mal pela raiz”. 

Se no mapeamento, por exemplo, uma corporação notar que a distância entre dois setores, que precisam a todo momento se comunicar, é grande, seguindo a lógica, essa empresa poderia aproximar tais equipes, seja mudando a configuração do espaço ou adotando outras formas de trocas entre os colaboradores. 

Assim, ganha-se mais produtividade!

3) Engajamento da equipe

Para ter sucesso na otimização de processos, é importante também lembrar dos colaboradores. 

Nesse sentido, vale a pena investir em capacitações entre diferentes setores para que toda a equipe fique alinhada em relação aos novos processos que serão formados e implementados.

Atrelado a isso, os líderes e gestores podem desenvolver um ambiente de trabalho mais amigável, dando a liberdade para que os colaboradores possam dar opiniões e decisões em momentos relevantes da organização. 

Assim, a empresa consegue potencializar a motivação de quem faz parte dela e ter resultados mais satisfatórios com uma equipe engajada!

4) Novas tecnologias

O uso de tecnologias é outra dica valiosa para otimizar processos!

Há várias soluções de automação presentes no mercado para organizar melhor os fluxos de informação dentro do ambiente corporativo. 

Uma delas é a armazenagem em nuvem. Através dela, o colaborador pode, por exemplo, acessar arquivos de forma remota. 

Além disso, existem softwares capazes de analisar e gerar relatórios de resultados, outros que medem os indicadores de desempenho e, ainda, aqueles que padronizam sequências para as tarefas serem realizadas.

5) Estimular a comunicação interna

Uma empresa otimizada é também aquela que prioriza a comunicação interna!

Para que as mudanças sejam aceitas, é necessário que todos saibam as vantagens das ações implementadas e os novos desafios a serem enfrentados. 

Caso a comunicação não esteja bem amarrada e articulada, podem existir informações trocadas, o que também prejudica a motivação dos colaboradores e, consequentemente, o desempenho da empresa. 

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